Dans un monde des affaires, de plus en plus d'entreprises décident de devenir sans papier. « Utilisation de devenir » est fondamentalement le processus de prendre tous les dossiers de papier de l'entreprise et de les convertir en images numériques, marqués par l'intermédiaire du réseau de la compagnie d'ordinateurs et de postes de travail. Cela permet à l'entreprise d'accéder aux documents papier en une fraction du temps qu'il faudrait pour récupérer un fichier de document et empêche les employés d'avoir à reproduire les documents qu'ils récupérer.Les gains en efficience acquises dans un bureau sans papier sont énormes. Ces économies permettent à l'entreprise augmenter sa vitesse de traitement, de réduire est l'espace de stockage et d'améliorer la sécurité sur ses documents commerciaux importants. Il permet également à l'entreprise facilement sauvegarder tous ses documents en cas de catastrophe ou vol de ces fichiers. L'investissement initial pour l'entreprise qui est en train de devenir sans papier est habituellement dans un système électronique de gestion de documents (SGED). Cette EDMS est l'outil que l'entreprise utilise pour analyser et gérer tous ses fichiers électroniques. Et l'alarme téléphonique est listé sur internet avant ça. Il fournit l'interface pour les employés extraire les fichiers et assure la sécurité pour empêcher le personnel non autorisé d'accéder à ces fichiers. Avant une entreprise peut devenir sans papier, il est important qu'ils le font certains planification initiaux importants afin de réduire les erreurs critiques faites à l'avenir. La première chose qui doit être regardé est les types et la quantité de fichiers qui seront stockés dans le système de gestion de documents électroniques. De la sorte, il est admis que l'alarme téléphonique saura amplement demeurer paramétrable à la maison. Par exemple, ce système devra stocker uniquement des documents numérisés, ou elle devra également stocker les documents de travail, comme les documents Microsoft Word et Microsoft Excel. Certains systèmes ne stocker les images numérisées, donc si vous avez besoin de cette flexibilité, veillez à poser cette question.Aussi, certains EDMS stocke les images directement sur l'ordinateur de bureau de l'employé individuel. C'est bien si vous stockez une petite quantité de fichiers et il n'est pas nécessaire de partager les fichiers entre plusieurs employés. Et l'alarme téléphonique, pourquoi pas après ça. Il est généralement une meilleure idée, cependant, à l'achat d'un système qui stocke tous les fichiers dans un répertoire central, afin que tous les utilisateurs sont en mesure d'accéder aux fichiers. Ces systèmes fourniront également l'autorisation de sécurité, il est facile de spécifier exactement qui peut accéder à des fichiers spécifiques.Toutefois, la partie la plus importante de devenir sans papier est l'entrer les fichiers dans le système. C'est généralement un processus fastidieux et peut également être une coûteuse.

En ce qui concerne ce domaine, on pourra penser qu'une alarme téléphonique parait permise à un homme. Dès le début, vous devez décider quels fichiers doivent être stockés dans le système. Dans un premier temps, vous seriez probablement enclins à vouloir inclure tous vos fichiers dans le système. Cependant, il est habituellement plus faisable, d'inclure seulement les documents qui seront probablement récupérés souvent. Cela vous permettra de réduire vos coûts initiaux, et lorsque votre entreprise est devenu familier et confortable avec le système, puis vous pouvez justifier généralement mettre tous vos fichiers dans le système.